In diesem Blogbeitrag erfährst du meine Top 5 Vorteile von Automationen und warum sie für dich und dein Business so wertvoll sind. Denn eines weiß ich sicher: Du kannst nur von Automationen profitieren.

Was ist eine Automation?

Automation bezieht sich auf die Automatisierung eines manuellen Prozesses mithilfe webbasierter Programme und Automatisierungstools. Ein Beispiel für ein solches Tool ist Zapier, das ich persönlich nutze.

Vorteile von Automationen – Meine Top 5

Je nachdem, ob du Automationen im Bereich Social Media, Buchhaltung oder einem anderen Gebiet nutzt, können sich die Vorteile in der Priorität oder generell verändern. Im Folgenden möchte ich mich auf die meiner Meinung nach fünf wichtigsten Punkte beschränken, die für Automationen im Allgemeinen gelten. Also lass uns starten:

Fehlerminimierung

Wie ärgerlich ist es, wenn man verschiedene Informationen manuell in verschiedene Tools überträgt und dabei einen Fehler macht? Schon eine einzige Null an der falschen Stelle kann große Auswirkungen haben und aus einer 1.000 eine 10.000 machen.
Wenn man dann einen Fehler bemerkt, fühlt man sich unsicher und überprüft lieber alles noch einmal. Je nachdem, was man bearbeitet, kann das viel Zeit in Anspruch nehmen.
Automationen nutzen die erhaltenen Informationen und führen die von uns vorgegebenen Schritte aus, um ein Ergebnis zu erzielen.

Stell dir das wie bei einem Taschenrechner vor:

Er nimmt die Zahlen, bearbeitet die Eingabe (subtrahiert, dividiert, usw.) und gibt uns das Ergebnis aus. Er ändert keine Werte und führt einfach die Schritte aus, die wir ihm sagen. Das Einzige, worauf wir achten müssen, ist, dass wir am Anfang alles richtig einstellen, damit am Ende alles korrekt abläuft.

Genau so ist es mit einer Automatisierung. Wir müssen am Anfang alles richtig einrichten, damit die richtigen Werte von der richtigen Stelle bezogen und verarbeitet werden. Aber einmal richtig eingestellt, läuft der Prozess konsequent ab.
Natürlich können auch bei Automatisierungen gelegentlich Probleme auftreten, aber die Wahrscheinlichkeit dafür ist geringer. Einmal eingerichtet, wiederholen sie ihre Aufgaben in der Regel sehr zuverlässig.

Effizienzsteigerung

Ich nehme mir gerne die Zeit, um meine Aufgaben gründlich zu erledigen, oder auch einfach mal, um mir mehr als 2 Minuten Gedanken zu machen, wie ich am besten vorgehe. Doch wenn ich weiß, dass noch 100 andere Dinge auf mich warten, finde ich keine Ruhe, um mich darauf zu konzentrieren.
Das führt dazu, dass ich eine Aufgabe mehrmals anfange, ohne sie wirklich abzuschließen, oder sie ständig überarbeite, weil ich sie nicht in Ruhe zu Ende denken konnte. Das ist ineffektiv und frustrierend.
Wenn ich jedoch weiß, dass Aufgaben automatisch für mich erledigt werden, habe ich mehr Ruhe und Zeit, die ich für Projekte nutzen kann, ohne sie nur halbherzig zu erledigen.

Organisationsoptimierung

Wie oft passiert es, dass du deine Unterlagen nicht ordentlich ablegst und sie dann entweder endlos suchst oder sie komplett verschwinden? Sei ehrlich zu dir selbst, hier erfährt es niemand außer dir.
Automationen können dir dabei helfen, deine Organisation zu verbessern. Ein Beispiel dafür ist das Onboarding eines neuen Kunden. Sobald du mit einer neuen Person zusammenarbeitest, wird automatisch ein Ordner erstellt, in dem der Vertrag abgelegt wird. Mit den richtigen Programmen und Prozessstrukturen kannst du sogar den Vertrag automatisch ausfüllen und in ein PDF-Format umwandeln lassen. Anschließend kannst du ihn problemlos an deinen Kunden senden. Nichts mehr mit: Lege ich später richtig ab oder wo ist doch gleich…?

Stressreduzierung

Jeden Tag haben wir unzählige Aufgaben zu erledigen. Oft fallen mir dabei auch weitere Aufgaben ein, die damit zusammenhängen oder die mir spontan in den Sinn kommen. Natürlich werden Automationen auch in Zukunft nicht verhindern können, dass unsere To-Do-Liste niemals leer ist. Allerdings bin ich wesentlich motivierter, wenn die Liste von Anfang an nicht so lang ist. So gehe ich nicht mit dem Gedanken heran: „Das schaffe ich nie.“

Zeit sparen

Der wichtigste Vorteil von Automationen ist für mich die Zeitersparnis.
Du kannst so viel Geld haben, wie du willst, was du dir nicht kaufen kannst ist Zeit. Automationen ermöglichen es dir, Zeit zu gewinnen, um dich auf die wirklich wichtigen Aufgaben im Business zu fokussieren, um sie mit deiner Familie und Freunden zu verbringen oder um sie einfach nur für dich selbst zu nutzen.
Vielleicht hattest du schon immer vor, ein Buch zu schreiben, mit Malen anzufangen oder einen Kochkurs zu besuchen, aber bisher fehlte dir immer die Zeit. Automationen können dir diese Zeit schenken. Nutze sie.

Was ist mit Geld sparen?

Keiner meiner Top 5 Vorteile von Automationen hat etwas mit dem Sparen von Geld zu tun. Ist dir das aufgefallen? Natürlich ist es schön, dass man durch Automationen Kosten reduzieren kann, aber das ist für mich nicht der größte Vorteil.
Vielleicht bist du jetzt ein wenig irritiert und denkst, dass Automationen auch Kosten verursachen, schließlich muss man für ein Automatisierungstool wie Zapier bezahlen.
Dem stimme ich zu. Du zahlst für das Tool, das dafür sorgt, dass die Automatisierungen eingerichtet werden können. Je nach Preistarif kann das ab rund 20 € pro Monat beginnen.

Aber überlege dir einmal folgendes:

Du schreibst jede Woche einen Newsletter und möchtest die Ergebnisse auswerten. Dafür überträgst du die Daten, wie Öffnungsrate, Klickrate und Abmelderate in eine Tabelle, um alles übersichtlich zu gestalten. Wenn du pro Newsletter 5 Minuten benötigst, sind das 260 Minuten im Jahr.

260 Minuten, die du nicht für die Kundengewinnung, Produktoptimierung oder das Schreiben neuer Blogbeiträge nutzen kannst. Das sind Multiplikatoren, die dir wirklich Umsatz bringen.
Wenn du deinen Stundensatz kennst – und ich hoffe, das tust du -, kannst du diesen mit den 260 Minuten multiplizieren. Was kommt dabei heraus? Wenn du innerhalb von 260 Minuten mehr verdienst, als Zapier kostet, solltest du über den Einsatz von Automationen nachdenken. Und mit Zapier kannst du viele Automationen einrichten, wodurch sich die Kosten wieder relativieren.

Wie geht es weiter?

Entscheide dich, was dir am wichtigsten ist: Zeit sparen, bessere Organisation oder etwas ganz anderes?
Notiere 5 Aufgaben in deinem Business, die verhindern, dass sich dieser Vorteil erfüllt. Suche dir aus diesen 5 Aufgaben eine heraus, die dich am meisten stört. Überlege nun, ob du diese Aufgabe umstrukturieren, auslagern (z.B. an eine virtuelle Assistenz) oder automatisieren möchtest. Das Ziel ist es, die Aufgabe so umzugestalten, dass sie dich weniger belastet.
Wenn du dich für die Automation entscheidest, dann kontaktiere mich über mein Kontaktformular. Ich unterstütze dich gerne dabei.

Jetzt bist du dran

Welche weiteren Vor- oder Nachteile siehst du bei Automationen?  Schreib es in die Kommentare.