Teamaufgaben zu organisieren kann eine Herausforderung sein! Aufgaben müssen delegiert, Informationen weitergeleitet und Rückmeldungen gegeben werden. Sicherlich hast du manchmal das Gefühl, dass das eine riesige Herausforderung ist.

Aber es gibt eine Lösung! In diesem Beitrag erfährst du, wie du mit Automatisierungen effektiv die Aufgabenverteilung im Team meistern kannst.

Teamaufgaben organisieren – die Herausforderungen

Jeden Tag warten unzählige Aufgaben darauf, erledigt zu werden. Die Kunden warten auf Feedback, die Texte für den Flyer sind fertig, aber die Grafiken fehlen noch und ach ja, das neueste Tutorial zum aktuellen Produkt muss noch auf einer Plattform hochgeladen werden.

Die Koordination der ganzen Aufgaben kann dabei eine große Herausforderung sein. Aufgaben müssen im Team verteilt, verfolgt und ein Update zum aktuellen Stand gegeben werden.

Egal, ob das Team groß oder klein ist:  Teamaufgaben zu organisieren kann schwierig sein. Automatisierungen können hierbei eine große Hilfe sein.

Einführung in die Automatisierung von Teamaufgaben

Die Automatisierung von Teamaufgaben erleichtert die effektive Aufgabenverteilung im Team. Sie ermöglichen einen reibungslosen Ablauf, z.B. indem ein anderes Team automatisch über den Abschluss einer Aufgabe informiert wird und somit nahtlos seinen Beitrag leisten kann. Ebenso können relevante Informationen automatisch weitergeleitet werden, um eine effiziente Bearbeitung sicherzustellen. Darüber hinaus bietet sich die Möglichkeit, komplette Aufgaben automatisiert zu erledigen. Aber was genau sind Automationen und warum sind sie für die Organisation von Teamaufgaben so wichtig? Ganz einfach gesagt: Automationen sind im Grunde genommen Prozesse oder Workflows, die automatisch ablaufen, ohne dass kontinuierlich ein manueller Eingriff erforderlich ist.

Die Vorteile von Automationen im Team sind:

Zeitersparnis

Durch die Automatisierung von Teamaufgaben werden sich wiederholende und zeitaufwändige Aufgaben automatisch erledigt, was Zeit für wichtigere Aufgaben frei macht.

Effizienzsteigerung

Automationen können für einen reibungslosen Ablauf von Aufgaben und Prozessen im Team sorgen, sodass keine unnötigen Verzögerungen entstehen.

Fehlervermeidung

Da Automationen automatisch ablaufen, reduzieren sie das Risiko menschlicher Fehler, die bei manueller Bearbeitung von Aufgaben auftreten können.

Klare Kommunikation

Automationen können sicherstellen, dass alle Teammitglieder rechtzeitig über wichtige Informationen informiert werden, sodass Missverständnisse vermieden werden.

Skalierbarkeit

Die Automatisierung von Teamaufgaben ermöglicht es, auch bei wachsender Teamgröße oder steigender Arbeitslast den Überblick zu behalten und effektiv zu arbeiten.

Also, wenn du deine Teamaufgaben organisieren und effizient erledigen möchtest, dann solltest du definitiv in die Automatisierung investieren. Denn mal ehrlich: Wer hat schon Zeit für langwierige und sich wiederholende Aufgaben, wenn es doch noch so viel Wichtigeres zu tun gibt?

Aufgaben im Team effektiv delegieren

Kein Unternehmen ist wie das andere, weshalb es keine allgemeingültige Regel gibt, wie die Aufgabenverteilung im Team koordiniert werden sollte. Da gibt es viele Wege. Aus meiner Erfahrung heraus gibt es jedoch wichtige Faktoren, die immer eine Rolle spielen:

• Was: Wasfür eine Aufgabe soll erledigt werden? Ist klar, welches Ergebnis am Ende erwartet wird?
• Wer: Wer hat die Verantwortung für die Aufgabe? Für mich bedeutet das nicht, dass die Person, welche die Verantwortung trägt, diese auch erledigen muss, aber dafür sorgt, dass sich jemand darum kümmert. Eine klare Zuständigkeit hilft aber, dass Aufgaben nicht hin und her geschoben werden, weil keiner weiß, wer sie auszuführen hat.
• Wann: Auch wann eine Aufgabe fertig werden muss oder soll, finde ich wichtig. Nur so kann ich den Überblick behalten, was gerade am wichtigsten ist und wo noch Puffer sind.
• Kommunikation: Viele Aufgaben sind voneinander abhängig oder benötigen allgemein grundlegende Informationen, damit sie ausgeführt werden können. Oder es gibt einfach Herausforderungen, die im Team gelöst werden müssen. Dafür sollte ein regelmäßiger Austausch gesichert sein.

Diese Punkte geben jedem eine Orientierung über das, was zu tun ist, und helfen dabei, effizient und produktiv zu arbeiten.

Automatisierungspotenziale von Teamaufgaben finden

Um das Automationspotenzial zu finden, musst du deine Prozesse genau unter die Lupe nehmen. Im ersten Schritt empfehle ich dir dafür folgendes näher zu beleuchten:

• Welche Aufgaben fallen regelmäßig an?
• Erledigen immer die gleichen Personen(-gruppen) diese Aufgaben?
• Gibt es bei den Aufgaben untereinander einen bestimmten Ablauf?
• Wie erfolgt die Kommunikation über anstehende Aufgaben?

Du kannst entweder Aufgaben nach einem bestimmten Ereignis delegieren lassen oder sogar prüfen, ob bei Abhängigkeiten von Aufgaben eine automatische Benachrichtigung an die Person weitergeleitet werden kann, die für die nächste Aufgabe verantwortlich ist.

Zum Beispiel könnte man prüfen, ob man in einem Projektmanagementtool automatisiert E-Mails an den nächsten Aufgabenverantwortlichen schicken kann, wenn die Aufgabe davor erledigt ist. Oder man kennzeichnet das in einer Excelliste und sendet eine standardisierte E-Mail mit dieser Info. Denn eine E-Mail zu schreiben dauert länger als eine einfache Kennzeichnung, dass die Aufgabe erledigt ist. Natürlich kannst du auch zeitgleich prüfen, ob du einen Teil der Aufgabe auch automatisieren kannst, statt sie nur zu delegieren, um so deine Teammitglieder zu entlasten.

Teamaufgaben organisieren  – Automationsideen

Manchmal fehlt uns ein wenig Inspiration, wo man Automationen einsetzen könnte. Damit du erste Ideen erhältst möchte ich dir folgend ein wenig unter die Arme greifen.

Vorschläge für die Organisation deiner Teamaufgaben:

Organisation von Teamaufgaben

Verteile automatisch Aufgaben an bestimmte Teammitglieder, und zwar basierend auf bestimmten Kriterien, oder erinnere an anstehende Fristen. Beispiele:

• Das Teammeeting steht an. Gibt es Punkte für die Agenda, die besprochen werden müssen? Schickt sie bitte.
• Ein bestimmtes Meeting steht wieder an: Sind alle Unterlagen vorbereitet?

Effiziente Kommunikation

Informiere Teammitglieder automatisch über bestimmte Ereignisse. Beispiele:

• Ein Infotext ist geschrieben und abgelegt. Die Grafikabteilung kann sich an die Erstellung der passenden Bilder machen.
• Ein neues Tutorial wurde aufgenommen, weswegen sich die Cutter ans Schneiden machen können.

Zeitsparende Prozesse schaffen

Mit Automatisierungen kannst du To-Do-Listen automatisch erstellen lassen. Beispiele:

• Ein Erstgespräch mit einem Kunden steht an. Informationen an die Kollegen: Einer muss Hintergrundrecherche betreiben, einer soll Informationsmaterial zusammenstellen und einer am Tag des Termins den Raum vorbereiten.
• Ein neuer Mitarbeiter wird eingestellt: Erstelle eine To-Do-Liste über benötigte zu bestellende Technik oder Zusammenstellen bestimmter Unterlagen und weiteren Aufgaben.

Tipps zur erfolgreichen Integration von Automationen

Mit der Integration von Automationen in dein Team hört es nicht auf, sondern es ist erst der Anfang:

• Experimentiere und optimiere: Teste verschiedene Automationen und Methoden, um herauszufinden, was am besten für dein Team funktioniert.
• Kommuniziere und arbeite zusammen: Automationen sollen dazu dienen, Prozesse effizienter zu gestalten und das Team zu entlasten. Kommuniziere daher offen mit deinem Team und arbeite gemeinsam an der Implementierung und Optimierung von Automationen.
• Sei flexibel und offen für Veränderungen: Automationsprozesse sind keine Einbahnstraße! Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen sind essentiell, damit alles reibungslos läuft. Nur so kannst du sicherstellen, dass deine Aufgabenorganisation im Team immer auf dem neuesten Stand ist.
• Sensibilisiere dich und dein Team: Um die Organisation von Teamaufgaben zu erleichtern, solltest du natürlich immer die Augen offen halten, um potenzielle weitere Automatisierungen zu entdecken.

Mit diesen Tipps kannst du sicherstellen, dass deine Teamaufgaben optimal organisiert und verteilt werden. Denn am Ende des Tages wollen wir alle nur eins: effizient arbeiten und das Chaos im Team vermeiden.

Wie geht es weiter?

Du merkst: Durch die Automatisierung von Teamaufgaben sparst du nicht nur Zeit, sondern steigerst auch die Effizienz und vermeidest lästige Fehler. Außerdem sorgst du für eine klare Kommunikation im Team und behältst auch bei wachsender Teamgröße den Überblick.

Investiere in die Automatisierung und genieße die Vorteile einer optimal organisierten Aufgabenverteilung im Team. Denn wer will schon seine wertvolle Zeit mit langwierigen und sich wiederholenden Aufgaben verschwenden, wenn es so viel wichtigere Dinge zu tun gibt? Durch Automationen wird das Organisieren von Teamaufgaben viel einfacher – also worauf wartest du noch? Setze dich mit deinem Team zusammen und ran an die Automatisierung!

Jetzt bist du dran!

Nutzt du bereits Automationen für die Aufgabenverteilung im Team? Oder lässt dich noch etwas zögern? Schreib deine Erfahrungen in die Kommentare