Jeder neue Kunde ist ein Gewinn für dein Unternehmen. Durch ein professionelles Onboarding kannst du deine Kunden von Anfang an von deinen Produkten überzeugen. Automationen können dabei sehr hilfreich sein, aber warum? Finden wir es heraus.

Was bedeutet Onboarding neuer Kunden?

Das Onboarding neuer Kunden bezieht sich auf den Prozess, bei dem neue Kunden in dein Unternehmen integriert werden. Ziel des Onboarding-Prozesses ist es, eine positive Erfahrung für den Kunden zu schaffen, die langfristige Beziehungen fördert und die Kundenzufriedenheit steigert.

Warum ist ein gutes Onboarding so wichtig?

Ein gut durchdachtes Onboarding kann dazu beitragen, den Ruf eines Unternehmens zu stärken und positive Mundpropaganda zu fördern. Zufriedene Kunden werden eher dazu bereit sein, dein Unternehmen weiterzuempfehlen und positiv über ihre Erfahrungen zu sprechen.

Insgesamt ist das Onboarding neuer Kunden ein wichtiger Prozess, der einen direkten Einfluss auf den langfristigen Erfolg und die Rentabilität eines Unternehmens haben kann. Es lohnt sich daher, Zeit und Ressourcen in eine effektive Onboarding-Strategie zu investieren.

Was hat das mit Automatisierung zu tun?

Beim Onboarding neuer Kunden sind im Hintergrund viele administrative Aufgaben notwendig, damit ein Kunde sich gut betreut fühlt. Diese Aufgaben sind oft standardisiert und unterscheiden sich häufig nur in den Kontaktdaten der Kunden und können schlicht „stupide“ abgearbeitet werden.

Selbst bei verschiedenen angebotenen Produkten sind viele Schritte im Onboarding-Prozess ähnlich. Daher können viele dieser Aufgaben automatisiert werden, da sie einem festgelegten Muster folgen und sich lediglich in kleinen Details wie den Kontaktdaten oder Firmennamen unterscheiden.

Beispiele für Automationen

Jedes Unternehmen hat einen individuellen Onboarding-Prozess, aber viele Aufgaben ähneln sich dennoch. Hier sind einige Beispiele für mögliche Automatisierungen:

Datenübertragung

Angenommen, jemand bucht ein Erstgespräch in deinem Terminbuchungstool und hinterlässt dort seinen Vor- und Nachnamen, die Firmenadresse und die E-Mail-Adresse. Diese Daten können automatisch von deinem Tool in deine Kundendatenbank übertragen werden. Wer, wenn nicht dein Kunde, sollte seine Daten richtig wissen, und du minimierst das Risiko von Fehlern bei der Datenübertragung durch Automatisierung.

Erstellen von Ordnerstrukturen

Wie war das nochmal? Benenne ich die Kundenordner erst mit dem Vor- und dann mit dem Nachnamen oder andersherum? Und was mache ich, wenn ich den Firmennamen habe? Mit Automatisierungen werden alle Ordner immer in der gleichen Struktur benannt, und du musst dir keine Gedanken mehr darüber machen, wie es richtig ist. Auch die Benennung von Unterordnern erfolgt stets gleich. So kannst du dich besser organisieren und Dokumente schneller finden.

Informationsmaterialien kopieren

Du kopierst Informationsmaterialien oder Checklisten für jeden Kunden und legst sie im vorher erstellten Kundenordner ab? Das kann auch automatisiert werden, sodass du nicht mehr manuell die Dokumente aufrufen, kopieren und ablegen musst.

Verträge erstellen

Ich gebe zu: Wenn du für jeden Kunden individuelle Verträge erstellen musst, dann sind an diesem Punkt Automationen nicht hilfreich. Aber wenn es um Verträge oder Dokumente geht, bei denen nur die Kundendaten oder Vertragslaufzeit angepasst werden müssen, dann kann auch dies mit den richtigen Tools automatisiert werden.

Dafür kannst du automatisiert Daten aus deinem Kundenmanagementtool abrufen und in die Dokumente einfügen lassen.

Kunden in deinem Buchhaltungsprogramm anlegen

In einigen Buchhaltungsprogrammen, wie zum Beispiel LexOffice, besteht die Möglichkeit, mithilfe eines Automatisierungstools die Kontaktdaten deiner Kunden automatisch einzupflegen. Dadurch kannst du direkt mit den Daten arbeiten und das mühsame Hin- und Herkopieren von Informationen vermeiden.

Angebote und Rechnungen erstellen

Des Weiteren ist es möglich, Angebote und Rechnungen automatisiert erstellen und bei Bedarf sogar versenden zu lassen. Dies spart wertvolle Zeit. Je nach Umfang deines Angebots und ob du ausschließlich mit B2B, B2C oder beidem arbeitest, kann die Automatisierung in diesem Fall allerdings sehr komplex werden. Ich empfehle dir an dieser Stelle entweder, mehr Zeit für die Einrichtung einzuplanen oder dir eine Unterstützung im Bereich Automatisierung zu holen.

E-Mails senden

Du hast Informationsmaterialien und Verträge zusammengestellt und willst diese an den Kunden senden? Auch das lässt sich automatisieren. Du kannst sogar personalisierte E-Mails versenden, ohne dass der Kunde merkt, dass sie automatisch generiert wurden. So sparst du wertvolle Zeit, die du bereits in die Bearbeitung von Kundenaufträgen investieren könntest.

Du könntest auch deinen Teammitgliedern automatisch E-Mails mit Aufgaben schicken, sobald ein neuer Kunde akquiriert wird. Ist zum Beispiel jemand dafür verantwortlich, vor einem Termin mit einem Kunden bestimmte Recherchearbeiten durchzuführen? Dann informiere die betreffende Person doch automatisch, dass sie hier ein To-do hat.

Voraussetzungen für Automationen

Das sind nur einige Beispiele für Automationen. Bestimmt fallen dir weitere Aufgaben ein, die du immer wiederholst und die sich automatisieren lassen.

Um Automationen durchzuführen, sind webbasierte Tools erforderlich. Das sind Tools, die eine Internetverbindung benötigen, um genutzt zu werden.

Zudem benötigst du ein Automatisierungstool wie Zapier, um die verschiedenen Tools kommunizieren zu lassen.

Und deine Tools müssen auch Schnittstellen haben, an die das Automatisierungstool anknüpfen kann, damit sie miteinander interagieren können und somit eine Automatisierung eingerichtet werden kann.

Mit Zapier kannst du mithilfe der Suchfunktion prüfen, welche Automatisierungen mit den verschiedenen Tools möglich sind.

Manchmal sind bestimmte Funktionen nicht standardmäßig verfügbar, können jedoch über eine sogenannte API-Schnittstelle eingerichtet werden, was jedoch eher für Fortgeschrittene geeignet ist.

Auf jeden Fall wird deutlich, dass vor der Einrichtung einer Automatisierung eine gründliche Recherche notwendig ist, um herauszufinden, welche Möglichkeiten umsetzbar sind.

Vorteile von Automationen

Einige Vorteile für das Automatisieren des Onboardings neuer Kunden habe ich schon genannt, aber hier sind noch einmal die wichtigsten zusammengefasst:

• Zeitersparnis: Kein manuelles Abtippen mehr, da automatisierte Prozesse die Arbeit in Sekundenschnelle erledigen.
• Genauigkeit: Die Wahrscheinlichkeit von Tippfehlern bei Kontaktdaten sinkt nahezu auf Null.
• Effizienzsteigerung: Automatisierungen können dazu beitragen, dass Prozesse schneller und kostengünstiger ablaufen.
• Einheitlichkeit: Automatisierungen gewährleisten, dass Prozesse immer auf dieselbe Weise ablaufen, was für eine einheitliche und konsistente Kundenbetreuung sorgt.
• Verbesserte Kundenerfahrung: Automatisierungen können dazu beitragen, die Kundenerfahrung zu verbessern, indem sie schnell auf Anfragen reagieren oder personalisierte Angebote bereitstellen.
• Wettbewerbsvorteil: Eine schnelle Arbeitsweise gibt dir mehr Zeit für das Bearbeiten von Kundenaufträgen

Alles Automatisieren?

Sollte man alles automatisieren, nur weil es möglich ist? Diese Frage liegt in deiner eigenen Entscheidung. Ich persönlich wähle die Automatisierung für alle Aufgaben, die keinen direkten persönlichen Kontakt mit dem Kunden erfordern oder die routinemäßige Weiterleitung von allgemeinen Informationen betreffen.

Mit anderen Worten: Die Versendung von E-Mails mit zusammengestellten Dokumenten für Kunden würde ich automatisieren, während ich individuelle Kundenanfragen persönlich beantworten würde.

Tatsächlich könnte man inzwischen sogar die KI zur automatischen Beantwortung von Kunden-E-Mails einsetzen, aber ich ziehe es vor, weiterhin persönliche Betreuung anzubieten. Letztendlich ist dies jedoch eine individuelle Entscheidung.

Wie geht es weiter?

Wir führen immer ein Onboarding unserer neuen Kunden durch, unabhängig davon, ob du es bewusst oder unbewusst machst. Wenn du nichts machst, wird dein Kunde einfach in dein Unternehmen „geworfen“ und wird sich wahrscheinlich nicht wohl fühlen.

Falls du bereits erste Schritte für ein Onboarding unternommen hast, wie beispielsweise eine Willkommens- oder Dankesmail, ist das schon mal ein guter Schritt in die richtige Richtung.

Ich empfehle dir, dein Onboarding zu überprüfen: Gibt es Verbesserungsmöglichkeiten oder läuft bereits alles reibungslos? Welche Schritte können automatisiert werden, um mehr Zeit für die Bearbeitung von Kundenaufträgen zu haben, während du gleichzeitig deine neuen Kunden von Anfang an begeistern kannst?

Wenn du für die Einrichtung der Automatisierung meine Unterstützung möchtest, erhältst du HIER weitere Informationen.

Jetzt bist du dran

Nutzt du bereits Automatisierungen im Onboarding-Prozess? Wenn ja, für welche Aufgaben setzt du sie ein? Oder welche Schritte beim Onboarding neuer Kunden möchtest du gerne automatisieren, hast es aber bisher noch nicht umgesetzt? Teile es in den Kommentaren mit, ich bin neugierig.