Automatisierungstools können dir helfen, zeitraubende und stressige Aufgaben zu reduzieren, sodass du mehr Kapazitäten für die wichtigen Themen hast. Aber wann ist der richtige Zeitpunkt, um in ein Automatisierungstool zu investieren? Finden wir es heraus, denn Zeit ist kostbar, verschwenden wir sie nicht!

Was sind Automationen?

Automationen sind im Grunde genommen wie dein persönlicher Assistent, der dir lästige Aufgaben abnimmt und dir mehr Zeit für die wichtigen Dinge verschafft. Denn Aufgaben jeden Tag manuell zu erledigen sind echte Zeitfresser, oder?

Dank Automatisierungstools kannst du Tätigkeiten einfach automatisieren und dich auf das konzentrieren, was wirklich zählt – dein Business voranzubringen und erfolgreich zu sein.

Was ist ein Automatisierungstool?

Ein Automatisierungstool ist eine Software, die es ermöglicht, verschiedene Webanwendungen miteinander zu verbinden.

Dadurch können wiederkehrende Aufgaben oder Prozesse automatisch durchgeführt werden, ohne dass man jedes Mal manuell eingreifen muss.

Sie können in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden, wie zum Beispiel im Marketing, im Kundenservice oder im Projektmanagement.

Welche Voraussetzungen sind notwendig?

Damit du ein Automatisierungstool bei dir im Business einsetzen kannst, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein:

• Webbasierte Programme: Damit deine Programme an ein Automatisierungstool angebunden werden können, müssen sie webbasiert sein.
• Klare Ziele und Prozesse: Es ist wichtig, klare Ziele und Prozesse zu definieren, die automatisiert werden sollen, damit das Automatisierungstool entsprechend eingerichtet werden kann.
• Geduld: Außerdem ist Geduld erforderlich, insbesondere beim Start der Automatisierung von Workflows, um sich mit den Funktionen des Automatisierungstools vertraut zu machen.

Vorteile von Automatisierungstools

Je nachdem, in welchem Bereich du Automationen einsetzt, variieren die Schwerpunkte der Vorteile. Meine Top 5 Vorteile, die meiner Meinung nach immer zutreffen, sind:

• Fehlerminimierung
• Effizienzsteigerung
• Organisationsoptimierung
• Zeiteinsparung
• Stressreduzierung

Besonders die letzten beiden Punkte sind für mich essentiell, denn Zeit ist etwas, das wir nicht wiederbekommen, wenn sie verstrichen ist. Daher ist Zeit für mich äußerst wertvoll.

Dank Automatisierungstools kannst du diese zeitraubenden Aufgaben automatisieren und dich auf das konzentrieren, was dir wichtig ist, seien es Themen im Business oder privaten Bereich.

Und auch den Punkt Stressreduzierung finde ich sehr wichtig. Denn Automationen können dich sehr bei deiner Work-Life-Balance unterstützen. Gerade in der heutigen schnelllebigen Zeit ist es wichtig, Auszeiten zu nehmen und sich auch einmal auf sich selbst zu konzentrieren.

Gönn dir eine Kaffeepause, während dein Automatisierungstool die Arbeit erledigt.

Beispiele für Automatisierungstools

Am Markt gibt es eine Vielzahl an Automatisierungstools, die sowohl für große Firmen als auch für Einzelunternehmen geeignet sind. Zu den bekannteren gehören unter anderem die folgenden drei:

• Zapier
• Make
• Pabbly Connect

Alle Tools zielen darauf ab, Zeit zu sparen und die Produktivität zu steigern. Lass dir Zeit bei der Wahl des Automatisierungstools. Prüfe, welches Tool am besten zu deinen Bedürfnissen passt und mit welcher Benutzeroberfläche du dich wohlfühlst.

Ich persönlich nutze Zapier und bin begeistert davon, aber auch Make hat mich auf den ersten Blick angesprochen. Pabbly Connect habe ich zufällig entdeckt und ich werde hier sicherlich noch mal einen genaueren Blick darauf werfen.

Natürlich spricht auch nichts dagegen, gleichzeitig mehrere Automatisierungstools zu verwenden. Allerdings kann das dazu führen, dass man den Überblick über die verschiedenen Automationen verliert. Hier empfehle ich, ein Automatisierungstool als Haupttool zu nutzen und ein anderes Tool gegebenenfalls nur zur Ergänzung einzusetzen.

Warum sich die Investition lohnt

Überlegst du immer noch, ob es sich lohnt, in ein Automatisierungstool zu investieren? Die durchschnittlichen Kosten für solche Tools liegen bei rund 20 $ im Monat, wenn du jährlich zahlst.

Ja, das ist erstmal eine Ausgabe, die man tätigen muss und gerade wenn man mit seinem Business startet, überlegt man zweimal, wo man investiert. Aber denk mal darüber nach, wie viel Zeit und Stress du dadurch sparst.

Stell dir vor, du musst jede Aufgabe manuell erledigen, die du mit einem Automatisierungstool automatisieren könntest – sei es in der Buchhaltung, der Organisation oder bei deiner Kundenkommunikation. Die Zeit und der Aufwand können sich schnell summieren.

Wann sich die Investition lohnt

Wenn du darüber nachdenkst, ob du 20 $ in ein Automatisierungstool investieren solltest, ist es hilfreich, zuerst die Aufgaben aufzuschreiben, die du automatisieren könntest. Das trifft zu, wenn du:

• sie regelmäßig wiederholst
• sie immer den gleichen Ablauf haben
• webbasierte Tools dabei nutzt

Schätze dann ab, wie viel Zeit du insgesamt für diese Aufgaben aufwendest, und rechnest deinen Stundensatz dagegen.

Wenn du feststellst, dass die Bearbeitung dieser Aufgaben einen Stundensatz von mehr als 20 $ (oder ungefähr 20 €) ausmachen, lohnt es sich wahrscheinlich, über die Automatisierung in deinem Business nachzudenken – besonders bei Aufgaben, die nicht direkt von einem Kunden bezahlt werden.

Falls du jedoch weniger als 20 € benötigst, kannst du möglicherweise noch mit der Investition in ein Automatisierungstool warten. Warum möglicherweise? Dafür habe ich eine Erklärung für dich!

Warum sich ein Automatisierungstool trotzdem lohnt

Die Zeit, die du für Aufgaben aufwendest, ist im Verhältnis zu den Kosten deines Stundensatzes geringer als 20 €? Dann könnte man argumentieren, dass sich die Nutzung eines Automatisierungstools noch nicht lohnt. Allerdings sollten wir auch den Stressfaktor berücksichtigen.

Wie oft sitzt du vor Aufgaben, die zwar nicht lange dauern, aber keinen Spaß machen? Die Zeit zieht sich dann oft ins Endlose – zumindest geht mir das oft so. Oft beginnt man dann mit anderen Dingen und behält die lästige Aufgabe dennoch die ganze Zeit im Hinterkopf. Das belastet natürlich.

Wenn ein Automatisierungstool diese Aufgaben übernehmen kann, bist du frei für Tätigkeiten, die wirklich deine Kreativität oder deine Entscheidungsgewalt erfordern. Oder einfach für Aufgaben, die uns Spaß machen.

Auch wenn der direkte finanzielle Nutzen eines Automatisierungstools für Aufgaben mit geringem Zeit- und Kostenaufwand möglicherweise nicht sofort ersichtlich ist, ist es wichtig, den indirekten Nutzen und die langfristigen Vorteile zu berücksichtigen.

Die Reduzierung von Stress, die Steigerung der Effizienz und Produktivität sowie die Konzentration auf wichtigere Aufgaben können langfristig zu einer Verbesserung der Arbeitsqualität und -zufriedenheit führen. Dies kann letztendlich auch einen positiven Einfluss auf die Arbeitsergebnisse und das Wohlbefinden haben.

Wie geht es weiter?

Ein Automatisierungstool kann dir viele stressige, lästige oder zeitaufwendige Aufgaben abnehmen und dich organisatorisch und effizient unterstützen.

Nachdem du nun weißt, wann und warum eine Investition in ein Automatisierungstool sich lohnt, prüfe in deinem Business, ob es nicht auch bei dir an der Zeit ist, mit Automationen zu starten, um in Zukunft mehr Zeit für deine Kunden und dich selbst zu haben.

Jetzt bist du dran?

Hast du schon Erfahrungen mit Automatisierungstools gemacht? Welche Tools nutzt du und was sind für dich die wichtigsten Vorteile von Automationen? Teile deine Erfahrungen gerne in den Kommentaren!