Du willst dein Business automatisieren, um effizienter zu arbeiten und Zeit zu sparen? Doch du hast keine Ahnung, wie du überhaupt herausfindest, was du automatisieren sollst? Dann schauen wir uns diese Herausforderung an.

Was ist Automatisierung?

Automatisierung bedeutet, dass Prozesse ohne manuelles Eingreifen ablaufen. Mit Hilfe von Technologie und Software können wiederkehrende oder zeitaufwändige Aufgaben automatisch erledigt werden, was Zeit spart und die Effizienz steigern kann. Speziell für Solounternehmer bieten Automatisierungen die Chance, mehr Zeit für wichtige Aufgaben zu gewinnen und das Wachstum ihres Unternehmens voranzutreiben.

Notiere deine Aufgaben

Um herauszufinden, welche Prozesse du automatisieren kannst, ist es wichtig, deine aktuellen Tätigkeiten zu analysieren. Im ersten Schritt solltest du eine Liste erstellen und alle Aufgaben notieren, die du während deiner Arbeit erledigst.

Du denkst vielleicht, dass du weißt, was du den ganzen Tag machst. Aber viele Aufgaben sind dir so zur Gewohnheit geworden, dass du sie ausführst, ohne darüber nachzudenken.

Indem du alles aufschreibst, wirst du erkennen, wie viel Arbeit du tatsächlich leistest, um dein Unternehmen voranzubringen. Das wäre auch ein guter Zeitpunkt, um dir selbst auf die Schulter zu klopfen und stolz auf dich zu sein. Die Dauer, in der du deine Aufgaben notierst, liegt bei dir. Ich empfehle mindestens eine Woche, da man danach meist dazu neigt nachlässig zu werden. Besser wäre es jedoch, wenn du deine Aufgaben für zwei, drei Wochen oder sogar einen ganzen Monat aufschreibst.

Analysiere deine Aufgaben

Nachdem du deine Aufgaben aufgeschrieben hast, analysiere diese und identifiziere Aufgaben, die:

• Spaß machen
• keinen Spaß machen
• dich motivieren
• dich Zeit kosten
• dich stressen
• du nur „stupide“ abarbeitest

Eine Aufgabe kann dabei mehreren Kriterien entsprechen. Beispielsweise kann eine Aufgabe, obwohl sie Zeit kostet, dennoch Spaß machen. Während eine andere Aufgabe dich möglicherweise stresst und keinen Spaß macht.

Automatisierungspotenzial erkennen

Im nächsten Schritt sollst du in deiner Liste die Aufgaben notieren, die:

• regelmäßig wiederholt werden
• immer gleich ablaufen
• nicht deine Expertise, Kreativität oder Entscheidungsgewalt erfordern

Auch hier besteht wieder die Möglichkeit, dass alle drei Punkte auf eine Aufgabe zutreffen. Wenn das der Fall ist, solltest du das unbedingt notieren. Es gibt hier kein richtig oder falsch. Sei einfach ehrlich zu dir selbst.

Diese Unterteilung ist wichtig, um potenzielle Automatisierungsmöglichkeiten zu erkennen. Aufgaben, die deine Expertise, Kreativität oder Entscheidung erfordern, lassen sich nicht automatisieren, da sie persönliche Fähigkeiten und Erfahrungen erfordern, die nicht vollständig von Maschinen ersetzt werden können. Markiere dir diese am Besten in der Liste, aber lass sie als Punkt stehen. Was hier eine Option wäre, sind Automatisierungsmöglichkeiten drum herum zu betrachten. Aber ich würde nicht empfehlen, damit bei der Einführung von Automationen im Business zu beginnen.

Voraussetzung für Automationen

Um Prozesse automatisieren zu können, ist es erforderlich, dass die Programme, mit denen du arbeitest, bestimmte Anforderungen erfüllen:

• die Tools müssen webbasiert sein
• die Tools müssen eine Schnittstelle für ein Automatisierungstool besitzen

Schau dir deine Liste an und überlege dir, ob die Tools, die du für die Aufgabe nutzt, webbasiert nutzbar sind. Falls nicht, kennzeichne auch das in deiner Liste.

Vielleicht fragst du dich, warum ich dich nicht vorher darauf hingewiesen habe, bevor du alle Aufgaben notierst. Der Grund ist einfach: Ich möchte, dass du erkennst, was dich belastet oder stört.

Selbst wenn du einen Prozess nicht automatisieren kannst, gibt es Alternativen:

• du kannst die Aufgaben umstrukturieren
• du kannst eine virtuelle Assistenz beauftragen
• du kannst überprüfen, ob die Aufgabe überhaupt relevant ist oder gestrichen werden kann

Webbasierte Tools erkennst du daran, dass du eine Internetverbindung benötigst, um sie nutzen zu können. Kennzeichne dir diese Tools in deiner Liste. Das Vorhandensein einer Schnittstelle ist schwieriger festzustellen. Um herauszufinden, ob dein Tool eine Schnittstelle für Automatisierung hat, solltest du dir die Automatisierungstools ansehen und welche Programme sie unterstützen. Bei Zapier beispielsweise kannst du dies sogar ohne Anmeldung herausfinden.

Eine Automatisierung auswählen

Viele Aufgaben auf deiner Liste können wahrscheinlich automatisiert werden, entweder vollständig oder teilweise. Wir beginnen jedoch mit einer Aufgabe, um zumindest den ersten Schritt zu machen.

Schau dir deine Liste an und lass die markierten Aufgaben beiseite. Wähle nun entweder die Aufgabe aus, die dich am meisten beschäftigt, oder diejenige, die dir Zeit raubt, dich nicht motiviert, keinen Spaß macht oder dich stresst – vielleicht sogar alles auf einmal. Die Aufgabe sollte sich außerdem regelmäßig wiederholen und der Prozess sollte immer gleich ablaufen. Für die Automatisierung schreibst du die einzelnen Schritte auf, die notwendig sind, um die Aufgabe zu erledigen, damit du oder ein Automatisierungsexperte sie automatisieren können.

Automatisierungstool wählen

Ein Automatisierungstool ist eine Software, die automatisch wiederkehrende Prozesse durchführt, ohne dass du tätig werden musst. Auf dem Markt gibt es einige zum Beispiel:

• Zapier
• Make
• Pabbly Connect
• Workato

Schau dir die einzelnen Automatisierungstools an und entscheide dich für das, welches deine Bedürfnisse am besten erfüllt. Ein wichtiger Aspekt bei der Auswahl sollte die Benutzerfreundlichkeit und die Kompatibilität mit den von dir genutzten Programmen sein.

Denke jedoch daran, dass nicht immer ein Automatisierungstool erforderlich ist. Für kleinere Automatisierungsaufgaben könntest du zuerst einmal schauen, ob du nicht direkt eine Verbindung zwischen den Tools herstellen kannst. Ich habe zum Beispiel mein Terminbuchungstool TuCalendi direkt mit meinem Google Kalender verbunden und benötige dabei Zapier nicht. Eine kleine Automation, die mich aber großartig in meiner Terminkoordination unterstützt. Doch für komplexere Automatisierungen wirst du nicht um ein Automatisierungstool herumkommen.

Automation umsetzen

Du hast dich für eine Aufgabe entschieden und den Prozess dargestellt? Auch für ein Automatisierungstool hast du dich bereits entschieden und dich in die Funktionsweise eingearbeitet?

Dann kannst du jetzt mit deiner ersten Automatisierung beginnen und dein Business automatisieren. Das ist der erste Schritt, um effizienter zu arbeiten. Mit der Zeit kannst du überlegen, welche weiteren Prozesse du automatisieren bzw. welche bestehenden du erweitern möchtest.

Kleine Automationen – große Wirkung

Es ist nicht immer notwendig, sofort einen kompletten Workflow-Prozess zu automatisieren. Oft reicht es schon aus, kleine, lästige oder leicht zu vergessende Aufgaben zu automatisieren.

Es heißt nicht umsonst: „Kleinvieh macht auch Mist.“ Wenn du 10 kleine Aufgaben automatisierst, die dich pro Woche 10 Minuten kosten, sind das über das Jahr gesehen 520 Minuten, die du für andere Aufgaben nutzen kannst.

Außerdem sind kleine Automatisierungen ein guter Einstieg, wenn du gerade erst mit der Einrichtung von Automatisierungen beginnst und nicht gleich einen großen Prozess umsetzen möchtest.

Wie geht es weiter?

Du weißt jetzt, wie du herausfindest, was du automatisieren kannst. Setze dich also hin und starte mit Automatisierungen in deinem Business. Wenn du dabei Unterstützung benötigst, kontaktiere mich gerne.

Jetzt bist du dran

Spielst du bereits mit dem Gedanken, Automationen für dein Business zu nutzen? Oder hast du schon erste Schritte unternommen? Berichte mir in den Kommentaren, wie du vorgegangen bist.