Jeden Tag warten unzählige Aufgaben auf uns. Da ist es eine Herausforderung, alles im Blick zu behalten. In solchen Fällen können Automationen eine effektive Unterstützung für dich sein. Es lohnt sich also, das Ganze genauer zu betrachten.

Meine Herausforderung ist vielleicht auch deine?

Jede Woche habe ich an den gleichen Tagen die gleichen Aufgaben zu erledigen, und dennoch vergesse ich sie regelmäßig oder erinnere mich erst spät abends daran. Dabei stehen sie nach Tagen sortiert in einer Liste, die ich nur öffnen muss.

Aber genau das ist die Krux an der Sache: Ich muss überhaupt daran denken, die Liste zu öffnen. Offensichtlich war hier mein Prozess nicht passend für meinen Arbeitsalltag, also musste eine andere Lösung her.

Und vielleicht hast du genau das gleiche Problem: Du vergisst Aufgaben, weil du sie am falschen Ort hinterlegt hast oder schlimmstenfalls gar nicht. Hier helfen uns definitiv Automationen. Wie ich jetzt regelmäßig erinnert werde, erfährst du am Ende des Artikels 😉.

Organisation von Aufgaben

Wie wir unsere Termine strukturieren, dazu gibt es individuelle Präferenzen und viele hilfreiche Tipps und Tricks. Doch all das ist nutzlos, wenn wir den Überblick über unsere Aufgaben verlieren oder diese vergessen. Manche Aufgaben wiederholen sich täglich, andere wöchentlich und wieder andere unregelmäßig.

Gerade als Solounternehmer bist du dafür verantwortlich, dass alle Aufgaben erledigt werden. Fluch und Segen zugleich. Einerseits behältst du immer den Überblick über den Stand der jeweiligen Aufgaben, andererseits ist es anstrengend, sich um alles kümmern zu müssen. Dies stellt uns immer wieder vor Herausforderungen.

Herausforderungen mit Aufgaben

Als Solounternehmer stehen wir vor verschiedenen Herausforderungen, die wir mit unseren Aufgaben bewältigen müssen, um erfolgreich zu sein. Im organisatorischen Bereich sind für mich die folgenden 3 Punkte besonders hervorzuheben:

Zeitmanagement

Als Solounternehmer müssen wir viele Aufgaben gleichzeitig erledigen. Es kann eine Herausforderung sein, Prioritäten zu setzen und effektiv zu planen, um sicherzustellen, dass man alles rechtzeitig schafft.

Selbstmotivation

Als Solounternehmer fehlt uns oft der externe Druck, Aufgaben zu erledigen, so wie es in einem Team der Fall wäre. Von daher müssen wir dafür sorgen, dass wir Deadlines setzen, nach denen wir uns richten und arbeiten können.

Überlastung

Oft nehmen wir uns zu viel vor oder haben Schwierigkeiten, den Überblick zu behalten, wenn zu viele Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen sind. Das kann zu Überlastung, Stress, Erschöpfung und ineffektiver Arbeit führen. Helfen kann dabei ein Ort, an dem alle Aufgaben dargestellt sind, um so Prioritäten setzen zu können.

Insgesamt erfordert die Organisation von Aufgaben als Solounternehmer eine gute Planung, Priorisierung und effektive Zeitmanagementfähigkeiten, um erfolgreich zu sein und produktiv zu bleiben.

Welche Voraussetzungen sind notwendig?

Wenn du Automationen nutzen möchtest, sollten die Aufgaben bestimmte Voraussetzungen erfüllen:

• eine klar definierte Aufgabenstellung haben
• regelmäßig wiederholt werden
• nicht zu komplex oder zu individuell sein

Automationen folgen immer einem festgelegten Ablauf. Daher sind individuelle Aufgaben nicht darstellbar. Was möglich ist, sind Bedingungen in die Automationen einzubauen, die nach bestimmten Kriterien bestimmte Aufgaben hinterlegen. Das ist besonders hilfreich bei Terminbuchungen mit verschiedenen Gesprächsinhalten, die unterschiedliche Folgeaufgaben erfordern. Bei einem Erstgespräch wirst du sicherlich vorher andere Aufgaben haben als bei einem Abschlussgespräch.

Deine Programme müssen ebenso bestimmte Anforderungen erfüllen, denn sie müssen

• webbasiert sein und
• eine Schnittstelle für die Integration in andere Programme haben.

Zusätzlich benötigst du ein Automatisierungstool, um sicherzustellen, dass die Programme miteinander kommunizieren und handeln können.

Nutzung von Automationen als Unterstützung

Wir sollten jede Unterstützung nutzen, die wir bekommen können, damit wir organisiert und effizient bleiben und im besten Fall noch Zeit sparen. Selbst wenn es nur darum geht, ein paar Sekunden oder Minuten bei jeder Aufgabe zu sparen, kann sich dies langfristig summieren.

Die Möglichkeiten, wie Automationen dich unterstützen können, hängen davon ab, wie du bisher deine Aufgaben organisiert hast. Aber hier findest du einige Beispiele:

• Du hast regelmäßig wiederkehrende Aufgaben wie Aktivitäten in Social-Media-Gruppen oder bei der Pflege deiner Website.
• Es werden verschiedene Termine im Kalender eingetragen, was zur Folge hat, dass bestimmte Aufgaben wie die Suche nach Fahrtwegen oder Recherchearbeiten anfallen.
• Jemand bucht über dein Terminbuchungstool einen Termin, woraus sich verschiedene Aufgaben, wie zum Beispiel Dokumente vorzubereiten, ergeben.
• In LexOffice geht eine Bestätigung für einen Kundenauftrag ein, was weitere Aufgaben, wie E-Mails schreiben oder die Rechnungsstellung, zur Folge hat.

Die Erstellung dieser Aufgaben, kann automatisiert werden, sodass du sie nicht mehr vergisst. Außerdem bin ich sicher, dir fallen spontan mindestens 5 Aufgaben aus deinem Business ein. Schreib sie doch gleich mal auf.

Meine Lösung

Ich hatte versprochen zu sagen, wie ich das Problem mit den Aufgaben gelöst habe, die ich ständig vergesse. Also los: Ich arbeite mit dem kostenlosen Account von ClickUp (zur Website), um den Überblick zu behalten. Das bedeutet, ich stelle alle Aufgaben mit Fälligkeitsdatum dort ein. Das funktioniert bereits mit der kostenlosen Version. Zusätzlich bemühe ich mich darum, mein E-Mail-Postfach stets leer zu halten. Daher habe ich beide Vorgehensweisen miteinander kombiniert. Quasi ein Netz mit doppeltem Boden.

Meine Ziele dabei sind:

1. Wöchentlich alle Aufgaben mit Fälligkeitsdatum in ClickUp einzupflegen, ohne dies manuell tun zu müssen.
2. Die anstehenden Aufgaben gesammelt jeden Tag per E-Mail erhalten.

Um diese Ziele zu erreichen, habe ich meine Liste genommen, auf der die Aufgaben für jede Woche stehen, und eine Automation bei Zapier eingerichtet. Dadurch werden jeden Sonntag alle Aufgaben für die kommende Woche mit Fälligkeitsdatum in ClickUp hinterlegt.

Zusätzlich habe ich in ClickUp eingestellt, dass ich täglich eine Zusammenfassung aller anstehenden Aufgaben erhalte, die an diesem Tag fällig sind oder bereits überfällig waren. Ich habe also die interne Automation von ClickUp genutzt und mit einer externen Hilfe via Zapier kombiniert, um hier in Zukunft möglichst effektiv zu arbeiten.

Wie geht es weiter?

Du weißt jetzt, wie effizient dich Automationen mit der Organisation unterstützen können. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, sich mit dem Thema zu beschäftigen und herauszufinden, wo Automatisierungen positiv zu deiner Produktivität beitragen könnten. Wenn du möchtest, dass ich dich dabei unterstütze, dann schreibe mir über mein Kontaktformular oder buche dir ein kostenloses Gespräch.

Jetzt bist du dran

Wie sieht es bei dir aus? Nutzt du bereits Automatisierungen für die Organisation deiner Aufgaben? Wenn ja, kannst du gerne mitteilen, wie sie dir helfen. Falls nicht, was hält dich davon ab?