Bist du es leid, dich ständig durch einen überfüllten E-Mail-Posteingang zu kämpfen? Möchtest du endlich mehr Zeit für wichtige Aufgaben haben, anstatt ständig mit dem Sortieren von E-Mails beschäftigt zu sein? Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, deine E-Mail-Organisation durch Automatisierungen zu verbessern, um dein Postfach stressfrei zu bearbeiten.

Vorteile einer gut organisierten E-Mail-Verwaltung

Pling, pling, pling – Nachrichten von Kunden, Mitarbeitern, Spam und vielleicht sogar einige wichtige E-Mails dazwischen versteckt. Aber mal ehrlich: Wer hat schon Zeit und Muße, sich stundenlang durch ein Chaos von E-Mails zu wühlen? Genau, niemand! Und deshalb ist es so wichtig, dich zu organisieren. Denn nur so behältst du den Überblick, verpasst keine wichtigen Informationen und kannst effizienter arbeiten.

Also, los geht’s! Lass uns deinen E-Mail-Posteingang mit Hilfe von Automatisierungen endlich auf Vordermann bringen!

Nutze Automationen

Für das Automatisieren hast du zwei Möglichkeiten: Du kannst die internen Filter nutzen, die dein E-Mail-Provider von sich aus anbietet, oder du kannst Zapier verwenden. Aber warum sich nur für eins entscheiden, wenn du beide kombinieren kannst, um dein Leben noch einfacher zu machen?

Zapier ist ein nützliches Tool für die Automatisierung von Aufgaben, insbesondere wenn es um die effiziente Verwaltung von E-Mails geht. Mit Zapier kannst du Verknüpfungen zwischen verschiedenen Apps und Diensten erstellen, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und somit Zeit zu sparen. Endlich kannst du dein E-Mail-Postfach in den Griff kriegen und produktiver arbeiten – wer träumt nicht davon? 

Tipps zur effektiven E-Mail-Automatisierung

Du hast also beschlossen, dich deinem E-Mail-Postfach zu widmen, um es besser zu organisieren. Das ist eine gute Entscheidung! Aber bevor du mit dem automatisieren starten kannst, musst du dir deinen aktuellen Prozess ansehen.

Stelle sicher, dass du genau weißt, wie du mit verschiedenen E-Mail-Typen umgehst und welche Aktionen du regelmäßig ausführst. Vielleicht schiebst du diese Newsletter immer in einen speziellen Ordner (wir wissen alle, dass man sie ohnehin nie liest – mir geht es oft so), oder du leitest E-Mails von einem Kunden direkt an eine virtuelle Assistenz weiter (gute Entscheidung, weniger zu tun für dich!).

Denke auch darüber nach, welche Aufgaben sich aus bestimmten E-Mails ergeben. Vielleicht musst du auf bestimmte Anfragen antworten oder wichtige Termine in deinem Kalender eintragen. Schreib alles auf, um einen klaren Überblick darüber zu bekommen, welche Prozesse du automatisieren kannst.

Sobald du deine E-Mail-Routine analysiert hast, ist es Zeit, deine Automatisierungen zu erstellen, um deine E-Mail-Verwaltung zu optimieren. Denn wir wissen beide, dass du Besseres zu tun hast, als den ganzen Tag E-Mails zu sortieren. Also nutze die Technologie, um dir das Leben ein bisschen leichter zu machen und deine E-Mail-Organisation endlich zu vereinfachen.

Beispiele für nützliche Automatisierungen

Nun wird es Zeit, in deinen E-Mail-Posteingang ein wenig Ordnung reinzubringen. Mit Zapier kannst du ganz einfach verschiedene Automatisierungen einrichten, um deine E-Mails automatisch zu organisieren. Aber viele E-Mail-Provider bieten von Hause aus verschiedene Filter oder Automatisierungsmöglichkeiten. Ein klassisches Beispiel dafür wäre das Verschieben von E-Mails in bestimmte Ordner, basierend auf dem Absender oder dem Betreff.

Klingt doch ganz praktisch, oder? Hier sind ein paar Beispiele für dich:

Automatisches Verschieben 

Stell dir vor, du bekommst regelmäßig E-Mails von jemandem, die du immer sofort lesen und beantworten musst. Warum also nicht eine Automation einrichten, die alle E-Mails von diesem Absender direkt in einen speziellen Ordner verschiebt? Das spart dir Zeit und Nerven, denn du musst nicht mehr mühsam durch deinen Posteingang scrollen, um die wichtigen E-Mails zu finden.

Automatisches Löschen

Du möchtest nicht jedes Mal manuell Werbe-E-Mails oder Newsletter löschen? Oder der Absender eines Newsletters bietet keine Abmeldefunktion? Richte eine Automation ein, die diese E-Mails automatisch in den Papierkorb verschiebt.

Automatisches Eintragen von Terminen

Aber auch der Betreff einer E-Mail kann ein nützliches Kriterium für die Automatisierung sein. Vielleicht bekommst du E-Mails mit dem Betreff „Meeting“ von deinem Terminbuchungstool und möchtest diese direkt in deinem Kalender eintragen lassen. Mit Zapier kannst du eine Automation erstellen, die automatisch alle E-Mails mit dem Betreff „Meeting“ erkennt und die relevanten Informationen in deinem Kalender festhält.

Weiterleiten von wichtigen E-Mails

Sobald wichtige E-Mails eingehen, kannst du diese mit Zapier automatisch weiterleiten, zum Beispiel an deine virtuelle Assistenz, um sicherzustellen, dass alles rechtzeitig bearbeitet wird.

Markieren von E-Mails für Follow-Up 

Mit Zapier kannst du E-Mails markieren, die ein Follow-up erfordern, damit du sie nicht aus den Augen verlierst und rechtzeitig darauf reagieren kannst. 

Nutze diese Möglichkeiten, um deinen E-Mail-Posteingang zu organisieren und dein Arbeitsleben effizienter zu gestalten. Automatisierungen helfen dir, den Überblick zu behalten und Zeit zu sparen.

Gestalte ganze Workflows mit Automatisierungen

Herzlichen Glückwunsch zu deiner erfolgreichen Automatisierung des E-Mail-Posteingangs! Doch warum damit aufhören, wenn du noch mehr stressige Momente sparen kannst?

Stell dir vor, wie effizient es wäre, nicht nur einzelne E-Mails zu automatisieren, sondern komplette Abläufe von Anfang bis Ende. Ich spreche von der Automatisierung ganzer Workflows!

Mit Tools wie Zapier ist das tatsächlich möglich. Du kannst Workflows erstellen, die automatisch E-Mails versenden, Dokumente ablegen, Aufgaben zuweisen und Vieles mehr erledigen.

Zum Beispiel kannst du, statt nur die E-Mails mit Rechnungen automatisiert in einen Ordner im Posteingang abzulegen, auch so erweitern, dass die Rechnung runtergeladen und in deinem Buchhaltungstool hochgeladen wird.

Auch das spart dir in stressigen Augenblicken Zeit, weil du weniger Aufgaben hast, und gibt dir ein gutes Gefühl, weil dein Postfach nicht vollläuft.

Wie geht es weiter?

Hast du bereits überlegt, wie du deine E-Mail-Organisation optimieren kannst? Sei mutig und setze deine Automatisierungen in Gang, um das Chaos in deinem Posteingang zu beseitigen. Du wirst erstaunt sein, wie viel Zeit du plötzlich für wichtigere Aufgaben zur Verfügung hast. Also keine Ausflüchte mehr!

Jetzt bist du dran!

Hast du bereits Erfahrungen mit Automatisierungen zur E-Mail-Organisation gemacht? Schreib es in die Kommentare!