Stell dir vor, du sitzt vor dem PC. Du atmest tief durch und führst deine Maus zum Sendebutton. Der Zeigefinger hebt sich und mit nur einem Klick erreicht deine E-Mail die Abonnenten. Du hast es geschafft, dein erster Newsletter ist verschickt.
Als Bestandteil des E-Mail-Marketings sind Newsletter eine wunderbare Möglichkeit immer wieder mit denen in Kontakt zu treten, die sich für dein Unternehmen interessieren.
Aber bevor du mit dem regelmäßigen Versenden startest, solltest du mit folgenden 5 Punkten Struktur in deinem Newsletter bringen. Immerhin willst du doch von Anfang an professionell beeindrucken, oder?

 

Zielgruppe – wer soll deinen Newsletter lesen?

Die Ermittlung der Zielgruppe ist in vielen Coachings ein großer Themenbereich. Meiner Meinung nach zurecht und auch beim Newslettermarketing ist es ein entscheidendes Element. Es beeinflusst den Aufbau, Inhalt und den Schreibstil deiner E-Mails.
Du hast etwas zu einem Thema zu sagen, sonst würdest du keinen Newsletter schicken wollen. Jetzt lege fest, wen du erreichen willst!

Wer steckt hinter deinem Leser?

Sprichst du Familien an? Einen bestimmten Berufszweig? Leute mit dem gleichen Hobby wie du? Sind es Tierliebhaber oder Reisefans? Ist es die ältere oder die jüngere Generation? Ich denke, du verstehst, worauf ich hinaus will. Finde heraus, wer die E-Mail öffnet, die du sendest.

Welche Sprache musst du verwenden?

Damit meine ich nicht ob Deutsch, Spanisch oder Suaheli, sondern nutzen sie Fachbegriffe oder ist es eher Alltagssprache? Jugendliche sind wohl kaum aus dem Häuschen, wenn du Wörter nutzt, die nicht in ihren Alltag gehören oder die sie erst noch im Internet nachschlagen müssen. Aber einen Wissenschaftler wirst du damit begeistern.
Mach dir Gedanken, ob du siezt oder duzt? Auch das hängt sehr von der Zielgruppe ab. Jemanden, den du über Anlagemöglichkeiten informierst, erwartet sicherlich eine förmliche Ansprache. Erklärst du mir aber einen neuen Hundetrick, duz mich bitte.

Wie viel Zeit haben Sie?

Eine Mutter, die sich zwischen Job, Hausaufgaben, Balletttraining und Freunde treffen aufteilt, hat wenig Zeit sich ellenlange Texte durchzulesen. Ein Rentner nimmt sich die wahrscheinlich eher. Das bestimmt, wie lang du die E-Mails gestalten solltest. Als Alternative kannst du kürzere E-Mails, mit höherer Sendefrequenz, schicken.

Was bewegt deine Abonnenten?

Mach dir Gedanken, was deine Abonnenten interessieren könnte. Was sie beschäftigt und wo sie Hilfe benötigen. Wollen Sie Tipps, Anleitungen oder nur die neuesten News? Vielleicht ist es eine Mischung aus allem? All das nimmt Einfluss auf die Struktur deines Newsletters. Es bringt nichts, wenn du Inhalte erstellst, die keiner liest. Sammle so viele Informationen wie möglich. Plane dafür genug Zeit ein.

Welche Zielgruppe willst du?

Achte darauf, dass du und die Leser auf einer Wellenlänge sind. Hast du das Gefühl, du verstellst dich, um einen Newsletter aufzusetzen, sieh dir zwei Dinge genauer an:

1. Fühlst du dich wohl mit deiner Zielgruppe? Falls nein,  schau nicht, wie deine Zielgruppe ist, sondern wie sie sein soll und strukturiere den Newsletter entsprechend um.
2. Bist du mit deinem Herzensthema dabei, oder nur, weil es gerade im Trend ist?

Schreibst du nicht den Leuten, mit denen du dich verbunden fühlst, wird es anstrengend. Statt Kollegen aus deinem Businessbereich, kannst du den Kunden helfen. Die Tipps, die du für Eltern geschrieben hast, die wenig Zeit haben, können genauso gut für Großeltern interessant sein. Viele Themen lassen sich unterschiedlichen Zielgruppen näher bringen. Schau über den Tellerrand.
Außerdem musst du mit vollem Einsatz dabei sein. Die Leser merken es, wenn du eigentlich keine Lust auf das Thema hast. Für alle vergeudete Zeit, die in einem anderen Projekt sinnvoller genutzt wäre.

Ziele definieren – was willst du?

Wie willst du wissen, ob du erfolgreich bist, wenn du dir kein Ziel setzt? In einem anderen Blogbeitrag habe ich dir bereits erzählt, welche Ziele es beim E-Mail-Marketing gibt. Berücksichtige dabei folgendes:

• Definiere ein Hauptziel für deinen Newsletter und halte den Fokus darauf.
• Prüfe regelmäßig, wie erfolgreich du damit bist.
• Falls notwendig, nehme Optimierungen vor.

Je konkreter die Zielsetzung ist, desto besser. Stell dir vor, du gibst dein Expertenwissen weiter, um das Vertrauen der Abonnenten zu gewinnen. Nach einigen Monaten siehst du, dass sich mehr Leser ab- statt anmelden. Jetzt ist es an dir, zu schauen, woran es liegt. Ursachen gibt es diverse. Vielleicht hast du dich nicht genug mit deiner Zielgruppe und deren Herausforderungen auseinandergesetzt?
Dass du dir einen Schwerpunkt auf ein Ziel legst, heißt im Übrigen nicht, dass du keine sonstigen haben darfst. Sie werden jedoch nur zweckmäßig eingesetzt.
Hast du ein neues Produkt, promotest du es selbstverständlich im Newsletter, um genau die Leser zu finden, die sich dafür interessieren, und um denen zusätzliche Informationen zukommen zu lassen. Deswegen wird sich aber deine Strategie Vertrauen aufzubauen nicht ändern.

Organisation – Chaos oder Struktur

Natürlich kannst du drei Wochen lang in jeder Woche einen Newsletter schicken und dann zwei Monate nicht. Das verwirrt aber die Abonnenten. Prüfe, vor der ersten E-Mail, wie viel Zeit du für das Projekt Newsletter übrig hast, und die regelmäßig.
Sei ehrlich zu dir selbst, es bringt nichts, wenn du jede Woche eine E-Mail senden willst, es aber nur alle zwei schaffst. Das setzt dich nur unnötig unter Druck und schlimmstenfalls wirkt sich das auf deine Inhalte aus. Nämlich dann, wenn du sie nur halbherzig verfasst. Das lässt dich unprofessionell erscheinen.
Im nächsten Schritt machst du dir Gedanken über den Aufbau des Newsletters. Welche Komponenten sollen sich immer oder regelmäßig wiederholen? Hier einige Beispiele:

• Gibt es einen Einleitungstext oder legst du direkt mit den Themen los?
• Willst du die Leser mit Namen ansprechen, sofern du den hast, oder ggf. nur mit „Hallo“?
• Willst du ein Foto/Bild/Grafik als Wiedererkennungselement einbinden?
• Gibt es einen Themenbereich, der immer wieder auftaucht, z.B. das Wort der Woche?

Denk daran, es ist nichts in Stein gemeißelt. Prüf nach einer Weile, was die Leser annehmen und was nicht. Der einfachste Weg? Frag sie! E-Mails funktionieren schließlich in beide Richtungen.

Content – schreib, was du zu sagen hast.

Du weißt nun, wer deine Zielgruppe ist und was du erreichen willst. Damit du nicht in Panik verfällst, wenn die erste Anmeldung kommt, plane wenigstens ein paar Newsletter vor.
Sobald sich die Abonnenten registrieren, erwarten sie zeitnah eine E-Mail. Lange zögern ist keine Option. Lässt du wochen- oder monatelang nichts von dir hören, ist der Abmeldebutton schnell gedrückt.
Ob du die Texte bereits fertigstellst, dir nur Stichpunkte aufschreibst oder nur einen Satz notierst, liegt an dir. Hier gibt es kein richtig oder falsch. Finde selbst heraus, was für dich passt. Hauptsache du verhinderst Blockaden wie „Hilfe, was schick ich denn jetzt?“. Bedenke zusätzlich, dass du auch noch nicht mit der Technik eingespielt bist. Das kostet ebenso Zeit.
Kleiner Tipp für Fortgeschrittene:
Gehörst du zur Kategorie „spontaner Schreiber“ empfiehlt es sich, dennoch immer 2 bis 3 fertige Texte vorrätig zu haben. Natürlich mit Inhalten, die zeitlos sind. Das hat folgenden Vorteil: Hast du keine Zeit oder wirst krank, schickst du trotzdem entspannt den Newsletter.
Bist du der Typ „geplanter Schreiber“ und erstellst die Texte Monate im Voraus, bleib flexibel genug, aktuelle Themen dazwischenzuschieben. So garantierst du, dass die Leser auf dem neuesten Stand sind.
Egal welcher Typ du bist: Gibt es News in deiner Branche gehört der in den NEWSletter, deswegen heißt er so.

Rechtliches – da kommst du nicht drum herum

Vielleicht stöhnst du jetzt, weil das ein Bereich ist, mit dem du dich so gar nicht beschäftigen willst. Wirklich Lust habe ich auch nie auf die Themen. Mit der Hilfe von Sabrina von Lawlikes verstehe ich zumindest, was sich hinter den Vorgaben versteckt und wie ich es umsetzen kann oder muss. Inzwischen versuche ich die Gesetze als Unterstützung für mich oder die Internetnutzer zu sehen. Wir kommen nicht drum herum, also warum sich unnötig ärgern.
Informiere dich Schritt für Schritt darüber, was du zu beachten hast, sodass dein Newsletter allen Gesetzen entspricht. Da ich keine Anwältin bin, kann ich dich diesbezüglich nicht beraten, aber hier sind meine Empfehlungen zu den Themen, zu denen du dir einen Überblick verschaffen solltest:

• Was für Angaben kannst du freiwillig bei der Anmeldung abfragen, z.B. Vorname des Abonnenten?
• Welche Angaben musst du abfragen, z.B. E-Mail-Adresse?
• Welche Informationen musst du vor der Anmeldung zur Verfügung stellen, z.B. wie oft du den Newsletter sendest?
• Wem darfst du überhaupt schreiben? Stichpunkt: Double-Opt-in?
• Welche Angaben sind in einem Newsletter zwingend erforderlich z.B. Impressum und Abmeldebutton?
• Was musst du in deiner Datenschutzerklärung anpassen?

Ich rate dir ein E-Mail-Tool wie ActiveCampaign, Brevo oder ähnliches zu nutzen. Zwar bist ausschließlich du für die korrekte Anwendung der rechtlichen Vorgaben zuständig, aber diese Tools unterstützen dich bei der Umsetzung.

Wie geht es weiter?

Mein erster Rat an dich: überfordere dich nicht. Nimm dir die Zeit, die du brauchst und bereite den Newsletter in deinem Tempo vor. Schau in dein Postfach, was hast du abonniert und liest du gerne? Versuche herauszufinden was dich anspricht.
Denk immer daran, jeder hat einmal angefangen. Wichtig ist nur zu starten. Wenn du meine Hilfe dafür möchtest, kontaktiere mich gerne.

Jetzt bist du dran.

Planst du auch, mit einem Newsletter zu starten? Was beschäftigt dich dabei am meisten? Schreib es mir in die Kommentare.