Wenn man die Tarifseite von Zapier besucht, wird man direkt gefragt, wie viele Tasks man benötigt. Aber was genau ist ein Task? Und wie sollst du bereits im Voraus wissen, wie viele du benötigst, um den passenden Tarif auszuwählen? Finden wir es gemeinsam heraus.

Was ist ein Task?

Beginnen wir mit der Frage: Was ist ein Task überhaupt? Jede Automatisierung besteht aus einzelnen Schritten, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen.

Nehmen wir an, du automatisierst das Onboarding deiner neuen Kunden und willst, dass automatisch ein Ordner mit dem Namen des Kunden erstellt wird, in dem du alle Dokumente ablegen kannst.

Ein Auslöser (Trigger) sagt der Automatisierung: Ein neuer Kunde ist da! Und erstellt daraufhin automatisch einen Ordner mit dem Kundennamen. Das ist ein Schritt, um von Punkt A (neuer Kunde ist da) zum Punkt B (Ordner erstellen) zu gelangen.

Dieser eine Schritt entspricht einem Task. Obwohl es Ausnahmen gibt, bei denen Tasks kostenfrei sind, merken wir uns grundlegend: Jedes Mal, wenn du in deiner Automatisierung einen Schritt weiterkommen willst, verbrauchst du einen Task.

Wie viele Tasks sollte ich einplanen?

Wenn du beginnst und bereits weißt, was du automatisieren möchtest, kannst du deine Prozesse analysieren und grob für jeden Schritt, den du zur nächsten Aufgabe gehst, einen Task planen.

Und damit meine ich wirklich jeden Schritt, denn das ist bei Automatisierungen immer die Herausforderung. Wir machen so viele Aufgaben bereits intuitiv, dass wir schon gar nicht mehr darüber nachdenken und planen das dann nicht bei einer Automation ein.

Gehen wir noch einmal zurück zum Kundenordner, der erstellt wurde: In diesen willst du jetzt Dokumente kopieren, die für die Zusammenarbeit wichtig sind. Das bedeutet, du gehst zu dem Ordner, in dem die Originale abgelegt sind, kopierst diese und fügst sie wieder in den Kundenordner ein. Diese einzelnen Schritte führt dann auch eine Automation für dich durch.

Du solltest auch abschätzen, wie oft eine  Automation von Anfang bis Ende ablaufen wird. In unserem Fall also, wie oft wird im Monat ein Ordner erstellt und Dokumente kopiert. Denn die Tasks werden in jeder Runde erneut fällig.

Vielleicht hast du jetzt Bedenken, dass es dann sehr schnell sehr teuer werden könnte, aber du solltest immer im Blick behalten, dass bereits im Starter-Tarif 750 Tasks im Monat zur Verfügung stehen.

Zusätzlich sparst du viel Zeit, die du bereits für die Gewinnung neuer Kunden nutzen könntest, die dir wiederum Umsatz bringen.

Für jeden der passende Tarif

Meiner Meinung nach ist Zapier sehr darum bemüht, für jeden Nutzer ein passendes Angebot bereitzustellen. Grundsätzlich wird sich am Verbrauch von Tasks orientiert. Obwohl bestimmte Funktionen erst ab bestimmten Tarifen verfügbar sind, bildet der Task-Verbrauch die Basis für die Tarifwahl.

Zudem besteht die Möglichkeit, jederzeit ein Upgrade durchzuführen, wenn man feststellt, dass man regelmäßig an seine Task-Grenze stößt. Seit Anfang des Jahres 2024 hat Zapier auch in diesem Bereich Optimierungen vorgenommen, die im Sinne der Kunden sind.

Taskgrenze erreicht, was nun?

Es gibt Monate, in denen bestimmte Automationen laufen, die du nicht das ganze Jahr über benötigst, wie zum Beispiel Automationen beim Schalten von Ads. Da kann es passieren, dass du an deine Taskgrenze kommst und sich dir die Frage stellt: Upgraden oder nicht?
Nicht beliebt, aber anders kann ich es nicht sagen: Das kommt darauf an. Doch Zapier gibt uns mit drei Optionen eine gute Möglichkeit, selbst zu entscheiden:

Option A – Upgrade

Du kannst ein Upgrade auf den nächsthöheren Tarif durchführen. Das ist jederzeit möglich. Lass dich aber nicht irritieren: Im Startertarif gibt es zwei Tarifoptionen, bevor du zum Professional wechselst. Einmal den Startertarif bis 750 Tasks und dann bis 1500.

Im Professional-Tarif kannst du dann bis zu 2000 Tasks im ersten Step nutzen, bevor du auch hier innerhalb des Tarifs deinen Taskverbrauch upgraden kannst.

Bedenke jedoch, dass ein Downgrade erst zum Ende deines Zahlungszeitraums umgesetzt wird, wenn du jährlich bzw. monatlich zahlst.

Option B – Overage task

Alternativ kannst du „Overage task“ aktivieren. Beim „Overage task“ zahlst du für jeden Task, den du zusätzlich zu deinem Tarif in Anspruch nimmst, gesondert. Der Preis ist nicht einheitlich, sondern wird mit dem 1,25-fachen Wert deines Taskpreises berechnet. An dieser Stelle sehe ich direkt, wie die Fragezeichen über den Köpfen schweben.

Ein Beispiel:

Du hast den Startertarif mit einem Verbrauch von maximal 750 Tasks im Monat. Nun brauchst du in diesem Monat aber 100 Tasks mehr. Dein Tarif kostet 19,99 $ monatlich, also rechnest du 19,99/750 = 0,027.

Das bedeutet, ein einzelner Task in meinem regulären Tarif kostet dich gerundet 0,027 $. Dieser wird dann bei zusätzlichen Tasks mit einem 1,25-fachen Wert berechnet. Also 0,027 $ x 1,25 = 0,034 $,

Also kostet jeder zusätzliche Task, 0,034 $. Wenn wir jetzt bei meinem Beispiel, mit 100 zusätzlich benötigten Tasks bleiben, erhalten wir einen Mehrpreis von 3,40 $. Je nach Tarif und Preis ändert sich natürlich der Wert eines Tasks, die Zapier in Dollar berechnet. Wie viel ein zusätzlicher Task in deinem Tarif wert ist, musst du übrigens nicht ausrechnen, das findest du in den Einstellungen unter Billings

Option C – stop running

Stehen dir keine Tasks mehr zur Verfügung und du hast „Overage task“ nicht aktiviert werden deine Automationen einfach gestoppt, bis du wieder freie Tasks hast. Danach kannst du sie manuell neu starten. Je nachdem, wie viele das sind, kann das aber wieder Zeit in Anspruch nehmen, die man beim Automatisieren ja eigentlich sparen will.

Welcher Zapier-Tarif ist der richtige für mich?

Ich empfehle dir mit der kostenlosen Variante zu starten, um ein Gefühl dafür zu bekommen, ob es das richtige Tool für dich ist. Wenn du bereits weißt, dass du mit Zapier arbeiten möchtest oder Multi-Step-Zaps benötigst, also Automationen mit mehreren Schritten, kannst du mit dem Startertarif beginnen, nachdem du die kostenlose Testphase im Professional-Tarif abgeschlossen hast 😉.

Ich würde dir empfehlen, mit dem kleinsten Tarif anzufangen, selbst wenn du später mehr Tasks benötigst. Upgraden kannst du immer noch, warum sollst du bereits jetzt für Tasks zahlen, die du noch nicht verbrauchst?

Wie geht es weiter?

Überlege, welche Aufgaben du automatisieren möchtest und teste Zapier als Automatisierungstool aus. Solltest du dir eine Unterstützung wünschen, die dir deine Automatisierung einrichtet, kontaktiere mich gern.

Jetzt bist du dran?

Nutzt du bereits Zapier? Falls ja, würde mich interessieren, wie du dich für einen Preistarif entschieden hast. Schreib es in die Kommentare.