In der heutigen Zeit wird immer wieder betont, wie wichtig es ist, sein Business zu automatisieren. Doch wie genau funktioniert das? In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf Zapier, ein cleveres Automatisierungstool, das uns dabei unterstützt.

Was ist Zapier?

Zapier ist ein Automatisierungstool, mit dem du automatisiert Workflow-Prozesse abbilden kannst, indem du verschiedene Apps und Tools miteinander verbindest. Es lässt sie miteinander „reden“, obwohl sie keine direkte Schnittstelle zueinander haben.

Stell dir zwei Menschen vor, die nicht die gleiche Sprache sprechen und somit keine Ahnung haben, was der andere will. Dann platzierst du jemanden in die Mitte, der übersetzt, und schon ist eine Kommunikation möglich.

Automatisierungstools sparen dir wertvolle Zeit, indem sie dir sich wiederholende Aufgaben abnehmen. Anstatt zum Beispiel deine Blogbeiträge manuell auf Facebook und LinkedIn zu promoten, richtest du bei Zapier einfach ein, wann und auf welchem Account und mit welchen Infos deine Beiträge präsentiert werden sollen.

Zack – Zeit gespart, Aufgabenliste gekürzt und Stress reduziert. Ein Traum, und alles nur, weil du automatisierst.

Was bedeutet Automatisieren?

Ein Tool wie Zapier automatisiert wiederkehrende Aufgaben, bei denen keine individuellen oder kreativen Entscheidungen erforderlich sind. Diese Aufgaben werden nach einem festen Prozess abgebildet.

Die Tools müssen webbasiert sein, d.h. über das Internet erreichbar sein. Wenn du solche wiederkehrenden Aufgaben hast und eine Internetverbindung benötigst, besteht eine gute Chance, dass du sie mit Zapier automatisieren kannst.

Herausforderungen mit Zapier

Kein Tool ohne Herausforderungen, sonst wäre es ja auch langweilig. Auch bei Zapier sollte man ein paar Punkte berücksichtigen, wenn man sich dazu entschließt, es zu nutzen:

Sitz in den USA

Beachte, dass ich zu diesem Thema keine Empfehlungen, Ratschläge und Hinweise gebe. Hier ist jeder selbst dazu angehalten, sich über aktuelle Gesetze und Vorgaben zu informieren und entsprechend zu handeln.

Zapier hat seinen Sitz in den USA und überträgt daher auch Daten in die USA. Dabei muss man berücksichtigen, dass die USA ein anderes Datenschutzniveau hat als die EU, was bedeutet, dass personenbezogene Daten möglicherweise nicht denselben Schutz genießen.

Und auch wenn du mit Zapier einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen kannst, solltest du dich trotzdem regelmäßig über die aktuellen Datenschutzrichtlinien und Nutzungsbedingungen von Zapier informieren und Entwicklungen im Bereich Datenschutz verfolgen.

Zapier kann komplex sein

Du wirst sicherlich nicht sofort Zapier verwenden und sofort umfassende Workflow-Automationen erstellen. Zumindest kann ich mir das nicht vorstellen, wenn du dich mit diesem Thema vorher nicht beschäftigt hast.

Dabei liegt hier nicht mal die Ursache bei Zapier, sondern bei den einzelnen Apps. Da hat jede so ihre Befindlichkeit und will als etwas Besonderes behandelt werden. Da kann es schon mal sein, dass eine Automation nicht funktioniert, weil das Datumsformat nicht dem entspricht, was die App will.

Glücklicherweise bietet Zapier viele Hilfestellungen an, um dir bei der Einrichtung von Automationen zu helfen. Kleinere bekommst du damit sicher relativ zügig hin. Bei komplexeren Prozessen solltest du jedoch mehr Zeit einplanen, damit du nicht frustriert aufgibst. Das wäre schade.

Aber ich kann dich beruhigen, wie bei jedem Tool gilt auch für Zapier: Je länger du mit dem Programm arbeitest, desto schneller weißt du, was du tun musst.

Tarifübersicht

Ich selbst habe mich lange damit schwer getan, die Preisübersicht zu verstehen. Besonders, wenn man zum ersten Mal auf die Pricing-Seite kommt und keine Ahnung hat, was ein Zap oder Task ist oder was mit Single-Step-Zap oder Multi-Step-Zap gemeint ist.

Inzwischen hat Zapier sein Wording auf ihrer Pricing-Seite angepasst. Trotzdem finde ich es herausfordernd, dass neue Kunden einschätzen müssen, wie viele „Tasks“ sie im Monat verbrauchen werden.

Wie sollen sie das wissen? Wie sollen sie überhaupt wissen, was ein „Task“ ist? Da „Tasks“ die Grundlage der Tarifberechnung sind, werde ich in einem separaten Blogbeitrag näher auf den Begriff eingehen.

Meine Erfahrungen mit Zapier

Abgesehen von einigen Herausforderungen, die jedes Tool mit sich bringt, ist Zapier eine effektive Unterstützung für deine Aufgaben. Es spart Zeit, unterstützt dich bei der Organisation und reduziert den Stresslevel. Als ich anfing damit zu arbeiten, haben mich einige Dinge besonders überrascht:

Benutzerfreundliche Oberfläche

Als ich mich zum ersten Mal bei Zapier eingeloggt habe, war ich erstaunt von dem übersichtlichen Dashboard. Anstatt einer überwältigenden Auswahl an Funktionen, Auswertungen und Buttons, bei denen man nicht weiß, wo man zuerst klicken soll, schlägt dir Zapier einige Automationen vor und zeigt einem später zusätzlich die zuletzt bearbeiteten Automationen an.

Auch das Menü auf der linken Seite ist sehr einfach gehalten, mit nur wenigen Auswahlmöglichkeiten. Mein einziger Kritikpunkt ist, dass man früher direkt über den Button „Create“ zur Einrichtung einer Automation gelangen konnte. Seit Anfang des Jahres öffnet sich jedoch ein Untermenü mit bereits im regulären Menü vorhandenen Punkten. Für mich ist dies ein unnötiger Schritt, aber auch kein Weltuntergang.

Große Auswahl an integrierten Apps

Laut eigener Angabe von Zapier haben sie über 6.800 Apps integriert, die du kombinieren kannst. Dadurch hast du eine große Auswahl, um deine Workflows und Prozesse abzubilden.

Der Schwerpunkt liegt dabei auf Apps von US-amerikanischen Unternehmen wie ActiveCampaign oder Google Workspace, aber zunehmend finden auch europäische Unternehmen wie LexOffice Beachtung.

Anpassungsfähig

Prozesse ändern sich und so kann es sein, dass auch Anpassungen in meinen Automatisierungen in Zapier notwendig sind. Ich habe dort die Flexibilität, Schritte hinzuzufügen, zu ändern oder wenn nötig vollständig zu löschen, ohne den gesamten Workflow-Prozess neu erstellen zu müssen.

Es ist auch möglich, einzelne Schritte oder sogar ganze Workflow-Prozesse zu kopieren. Dies spart mir viel Zeit, insbesondere bei ähnlichen Prozessen, die jedoch unterschiedliche Zuordnungen erfordern, z. B. das automatische Erstellen von Kontakten mit B2B- und B2C-Kunden in meinem Buchhaltungsprogramm.

Zusätzlich ist es problemlos möglich, einzelne Schritte innerhalb einer Automation zu tauschen, was soweit ich weiß in der Vergangenheit nicht möglich war. Es gruselt mich bei dem Gedanken, dass ich bereits fünf weitere Aktionen eingerichtet habe und alles wieder löschen müsste, nur um einen zusätzlichen Schritt hinzufügen zu können.

Das zeigt, dass Zapier sich darum bemüht, so benutzerfreundlich wie möglich zu sein, und auf die Bedürfnisse von Kunden eingeht.

Vielfältige Anwendungsmöglichkeiten

Ich finde es großartig, wie Zapier mich bei vielen meiner Aufgaben unterstützt, z. B. beim Marketing, indem es Beiträge (Cross-) postet oder in der Buchhaltung, indem es automatisch Kontakte oder Angebotsentwürfe erstellt.

Immer wenn ich eine Aufgabe habe, die mich nervt oder zu viel Zeit kostet, suche ich nach Möglichkeiten, sie zu automatisieren. Das gilt für alle Bereiche, sei es Buchhaltung, Social Media oder ein anderer Bereich in meinem Business.

Zapier bietet einem dabei wertvolle Tipps und Ideen in ihren Hilfe- und Blogartikeln. Außerdem kannst du über die Suchfunktion angeben, mit welchem Tool du arbeitest, und erhältst mögliche Automationsvorschläge. Ich wurde schon oft überrascht, da manchmal Automatisierungen dabei waren, an die ich noch gar nicht gedacht hatte.

Wie geht es weiter?

Sicherlich hast auch du Aufgaben, die dir Zeit rauben, dir keinen Spaß machen oder dich schlicht und ergreifen nerven.
Zapier ist ein leistungsstarkes Tool, das dich bei deinen Prozessen unterstützt und dir viel Arbeit abnehmen kann. Ich kann dir das Programm nur ans Herz legen. Schau es dir doch einfach mal an (zu Zapier hier entlang). Ich bin sicher, du wirst bald feststellen, wie sehr es dir helfen kann.

Jetzt bist du dran

Hast du Fragen zu Zapier, die dir noch auf der Seele brennen? Schreib sie mir in die Kommentare.